Veel logistieke bedrijven weten niet waar ze met AI moeten beginnen
Logistieke bedrijven weten dat er met AI tijd te winnen is. Je loopt alleen tegen wat problemen aan. Veel van de data staat verspreid over verschillende Excel bestanden, mailtjes of zelfs handgeschreven.
De zending is de deur uit, het papierwerk begint
Vrachtbrieven en pakbonnen worden ontcijferd en overgetypt. Iedere zending die je verwerkt kost zo een paar minuten en dat loopt snel op.
Orders komen binnen via de telefoon, de mail en WhatsApp
De ene klant belt, de ander mailt en de derde stuurt een appje. Iemand op kantoor haalt daar de order uit, zet hem in het systeem en houdt ondertussen bij wat er nog mist. Zo ben je uren zoet met werk dat geen enkele zending vooruit helpt.
Onvolledige documenten leggen zendingen stil
Facturen komen binnen zonder valuta of leveringsvoorwaarden. De aangifte staat op jouw naam, dus aanvullen mag je niet zelf en je vraagt het na bij je klant. Ondertussen loopt de zending vertraging op. Welke gegevens een aangifte nodig heeft staat bij de Douane.
Je wilt logistieke processen automatiseren, maar je weet niet waar
Er zijn veel mogelijkheden om werk te versnellen met AI of met gewone software. Je weet alleen niet welk proces je het eerst moet pakken en wat dat je oplevert. Wij beginnen daarom met één proces dat zich eerst mag bewijzen, want zo wordt meteen duidelijk wat het automatiseren van je processen waard is.
Ontdekken waar jouw kansen liggen met AI?
Krijg binnen 6 vragen direct inzicht in welke processen jouw bedrijf tijd en geld kan besparen!
- Binnen 6 vragen een persoonlijk rapport
- Krijg drie processen die je direct kan optimaliseren met AI
- Het rapport is volledig gebaseerd op jouw antwoorden
Just enough AI
Er zijn veel automatiseringspartijen en specialisten die zeggen dat AI hét wondermiddel is voor automatiseringen en dat het alle problemen oplost. Maar dat is niet zo. AI versnelt het maken van automatiseringen en software, en geeft meer mogelijkheden. Wij werken daarom onder het mom: Just enough AI.
Alleen waar het verschil maakt
We gebruiken AI waar dit nodig is. Per proces kijken we of er een AI Agent voor nodig is, een software oplossing of een automatiseringsplatform.
In je eigen systemen
We werken zoveel mogelijk met jouw eigen systemen, zodat je niet over hoeft te stappen naar een nieuwe tool.
In gewone taal
AI en automatiseringen kunnen als hocusspocus aanvoelen. Maar je wordt volledig meegenomen in het proces en achteraf krijgt jouw team een training hoe de oplossing werkt.
Eerst klein zien werken
Je krijgt eerst een proof of concept te zien, voordat wij aan de volledige bouw gaan.
De data blijft van jou
Je kiest zelf of de data op onze servers draait of binnen je eigen omgeving. Daarbij blijft de data altijd van jou.
Mensen blijven aan zet
AI neemt het saaie en repetitieve werk over. Je vakmensen doen waar ze goed in zijn.
Van handmatig naar volledig geautomatiseerd
Visser Elektrotechniek voert veel inspecties per jaar uit. Per inspectie werd er handmatig een rapportage gemaakt. Uit dit rapportage kwam vervolgens de vervolgactie. Alles bij elkaar kostte 20 minuten per rapport. Door dit volledig te automatiseren bespaart Visser Elektrotechniek 93 uur per jaar!
Welke logistieke processen kosten jou nu het meeste tijd
Klik op je grootste knelpunt. Je ziet hoe het nu gaat en hoe wij het aanpakken.
Vrachtbrief
Zo gaat het nu
De vrachtbrief komt binnen als foto of pdf, soms zelfs op papier. Op kantoor wordt hij handmatig ontcijferd en overgetypt in het systeem of een Excel-sheet.
Zo pakken wij het aan
De chauffeur of de klant levert aan zoals hij dat nu al doet. AI leest de gegevens uit en zet ze automatisch in je eigen systeem, met een conceptfactuur als resultaat. Datzelfde principe gebruiken we bij het automatiseren van werkbonnen.
Urenregistratie
Zo gaat het nu
Uren komen binnen via briefjes, mail, Excel of appjes. Iemand brengt dat samen en boekt het handmatig op projecten.
Zo pakken wij het aan
We bundelen de losse aanleveringen automatisch en koppelen de uren aan het juiste project. Klaar voor facturatie en een kloppende kostenbewaking, met een minimale foutmarge.
Offerte-opvolging
Zo gaat het nu
Offertes wachten op opvolging tot er ’s avonds tijd voor is. Aanpassingen doe je handmatig via je laptop. Er is niet altijd tijd om dit snel op te pakken, dit langzame handelen zorgt voor het verliezen van opdrachten.
Zo pakken wij het aan
Opvolging en aanpassingen lopen automatisch mee. Wat je klant in de mail zet, wordt in de offerte verwerkt, zodat je sneller en consequenter reageert. Je meetings worden opgenomen en via deze transcripten zet AI aanpassingen automatisch in de offertes. Hoe dat van aanvraag tot akkoord loopt staat bij offerte automatisering.
Douanedocumenten
Zo gaat het nu
Voor elke aangifte komt de factuur binnen als pdf of Excel, soms handgeschreven. Iemand typt de gegevens over en checkt of alles aan de eisen voldoet.
Zo pakken wij het aan
AI haalt de basisgegevens uit de aangeleverde documenten en zet ze klaar in jouw systeem. Jouw mensen checken alleen nog de gevallen waar iets mist.
Inkoopfacturen en bonnen
Zo gaat het nu
Bonnen en inkoopfacturen komen binnen via mail, WhatsApp of een broekzak. De boekhouder typt ze over en controleert ze met de hand. Bonnen raken kwijt.
Zo pakken wij het aan
Een foto of pdf is genoeg. AI leest de bon, koppelt hem aan de juiste order en zet hem klaar in je boekhouding. De boekhouder controleert alleen nog en keurt goed, net als bij de andere processen die we automatiseren.
Orders en mailverkeer
Zo gaat het nu
Orders komen per telefoon, mail of appje binnen en in elk bericht staat iets anders. Iemand op kantoor haalt de gegevens eruit, zet ze in het systeem en mailt de status terug naar de klant.
Zo pakken wij het aan
De mail komt binnen zoals nu, AI haalt de ordergegevens eruit en zet ze klaar in je eigen systeem. Ontbreekt er iets, dan krijg je dat te zien voordat de order doorgaat.
Het echte werk gebeurt onderweg en in de loods
Jouw vakmensen zijn goed in hun vak. Ze zijn niet ingehuurd om formulieren over te typen.
Wij laten AI het terugkerende papierwerk overnemen, zodat zij hun tijd besteden aan het werk waarvoor de klant ze inhuurt.
- Minder administratie voor de mensen op locatie
- Kennis komt in het systeem, niet alleen in hoofden
Ontdek jouw automatiseringskansen
Zo werkt AI in de logistiek bij de vrachtbrief
Je hoeft niet groot te beginnen met AI. Start bij de vrachtbrief en kijk wat dat ene document je oplevert. Hoe we dat aanpakken, lees je hieronder.
1. De chauffeur levert aan
Een foto van de vrachtbrief of een mailtje. De informatie komt binnen zoals dat nu al gebeurt.
2. AI leest de input
Een AI-agent leest de documenten en haalt er de gegevens uit die je nodig hebt. Waar gewone OCR alleen losse letters oplevert, herkent de agent ook wat een bedrag is en wat een adres.
3. Direct in je eigen systeem
De gegevens worden in het juiste bestand gezet en op de juiste plek in jouw systeem geplaatst.
4. Mens checkt altijd nog even na
Het menselijke werk verdwijnt niet volledig. Jouw mensen zien alleen nog de gevallen waar iets ontbreekt of afwijkt en die check blijft bij een mens liggen.
Van handwerk, naar volledig zelfstandig
Telefoonaanname.nl wilde naast de bestaande 24/7 dienst een AI-telefoonassistent aanbieden voor een grote, prijsbewuste doelgroep. Elk account moest daarvoor met de hand worden ingericht. Dat maakte de dienst te duur en te traag om breed aan te bieden. Door de inrichting volledig te automatiseren zet een nieuwe klant zijn assistent nu binnen vijf minuten zelf live!
Deze B2B bedrijven gingen je voor
Verder lezen over AI in de logistiek
Wil je eerst breder lezen wat AI in deze sector doet, begin dan bij ons artikel over de logistieke sector. Daar staat waar wij de eerste winst zien en waarom we bij documenten en data beginnen.
Zit jouw grootste knelpunt in de administratie rond het rijden, kijk dan bij wat de vrachtwagenheffing met je administratie doet en hoe je die per rit doorberekent zonder extra handwerk.
Wie vooral één document zoekt, leest het snelst door bij het automatiseren van werkbonnen of bij offerte automatisering. Hoe een traject bij ons loopt lees je bij onze werkwijze.
Veelgestelde vragen over AI automatisering in de logistiek
Moet ik overal AI voor gaan gebruiken?
Nee. We kijken eerst welk proces jou nu de meeste tijd kost. Daar bouwen we een automatisering voor die zichzelf eerst mag bewijzen. Werkt dat goed, dan kun je uitbreiden naar andere processen. Zo groeit de automatisering in het tempo dat bij jouw bedrijf past.
Is dit niet een groot, ingewikkeld traject?
Nee. We beginnen met een proof of concept voor één proces, bijvoorbeeld de vrachtbrief. Je ziet eerst een werkende versie in jouw eigen omgeving. Pas als die doet wat je verwacht, bouwen we verder. Je zit dus nergens aan vast voordat je resultaat hebt gezien.
Wat kost dit?
Elke oplossing is maatwerk, dus een vaste prijslijst hebben we niet. De kosten hangen af van de grootte van het project en de uren die erin gaan zitten. Na het adviesgesprek weet je wat de bouw voor jouw proces kost.
Hoe lang duurt het voordat de oplossing / automatisering draait?
Meestal kunnen we binnen 2 weken een proof of concept of demo maken van jouw oplossing. De grootte van het project bepaalt uiteindelijk hoe lang het duurt voordat alles goed draait. Over het algemeen zien we dat we binnen 2 maanden live kunnen.
Moet ik hiervoor een nieuw systeem aanschaffen?
Nee. We bouwen de automatisering in de systemen die je al gebruikt, zoals je boekhoudpakket of TMS. De gegevens komen automatisch op de plek waar je team nu al werkt. Er komt geen extra pakket bij dat je team moet beheren.
Werkt dit met mijn huidige softwarepakket?
Bijna altijd. We bouwen de automatisering om jouw huidige manier van werken heen. Dat kan met pakketten als AFAS of Cargowise, en het lukt ook als je alles in Excel bijhoudt. In het adviesgesprek checken we meteen hoe jouw pakket te koppelen is.
Wat gebeurt er als de AI een fout maakt?
Er zit altijd een menselijke check in het proces, zodat fouten er vroeg uit worden gehaald. Maakt de automatisering toch een fout, dan zoeken we uit waar die zit en lossen we dat op. Het blijft software, dus we blijven er ook na de oplevering naar omkijken.
Werkt dit ook voor een mkb-bedrijf?
Ja. Juist bij mkb-bedrijven zit veel tijd in administratie die zich goed laat automatiseren. Een proces als de vrachtbrief of de urenregistratie speelt bij tien man net zo goed als bij honderd. We beginnen klein, dus de investering past ook bij een kleiner bedrijf.
Blijft mijn data van mij?
Ja. Je kiest zelf of de automatisering op onze servers draait of binnen jouw eigen omgeving. In beide gevallen blijven de gegevens jouw eigendom. Dat geldt ook voor de oplossing zelf, dus je kunt er altijd zonder ons mee verder.
Kunnen jullie de gegevens ook uit onze mail halen?
Ja. Orders, statusvragen en documenten komen bij de meeste logistieke bedrijven via de mail binnen en elke afzender doet dat net anders. De automatisering leest het bericht en de bijlage, haalt daar de gegevens uit die jouw systeem nodig heeft en zet ze klaar. Wat niet compleet is komt apart te staan, zodat iemand er nog naar kijkt.
Wat gebeurt er als een vrachtbrief onleesbaar of onvolledig is?
Dan gaat hij niet zomaar door. De automatisering geeft aan welk gegeven ontbreekt of niet te lezen is en legt het document apart voor een mens. Zo houd je de fouten aan de voorkant tegen en hoeft niemand achteraf de hele stapel na te lopen.
Werkt dit ook voor douanedocumenten?
Ja, met dezelfde werkwijze. De gegevens worden uitgelezen en getoetst, zodat je terugziet wat er mist voordat de aangifte de deur uit gaat. De aangifte zelf blijft jouw verantwoordelijkheid, dus de laatste controle doet een medewerker.
Krijg binnen 6 vragen direct inzicht in hoe volwassen jouw bedrijf met AI is!
Krijg een persoonlijk AI rapport op basis van jouw antwoorden.