Sinds 1 juli 2026 betaal je per gereden kilometer in plaats van een vast vignet. Voor wie transportkosten doorberekent aan klanten of projecten verandert er iets praktisch. Je krijgt elke maand een factuur met kilometers per voertuig, en die moet je verdelen over de juiste klanten. Hieronder staat hoe je dat doet, van factuur tot doorbelasting, en hoe je voorkomt dat het elke maand een avond Excel kost.
Stap 1: weet welke data je binnenkrijgt
De toldienstaanbieder factureert achteraf, meestal per maand of per kwartaal, volgens je contract. Wat je krijgt, verschilt per aanbieder.
Heeft je aanbieder een API of datakoppeling, dan haal je de ritdata gestructureerd op: per rit het kenteken, de kilometers, het tarief en het tijdstip. Heb je dat niet, dan zit de informatie in de factuur en de ritregels zelf. Dat speelt bij de nationale aanbieder die alleen registreert en afrekent, of bij een verzamelfactuur waar tol en brandstof via de tankpas samenkomen. In beide gevallen is de data er. Het gaat erom dat je hem op rit-niveau bruikbaar maakt.
Stap 2: koppel elke rit aan een kostendrager
Dit is waar het op aankomt: per rit wil je weten welk voertuig, welk project en welke klant erbij horen. Pas als die koppeling klopt, kun je de kosten op de juiste kostenplaats boeken en eerlijk doorbelasten.
In de praktijk doe je dat door de ritdata te matchen met je eigen administratie. Het kenteken koppelt aan het voertuig. Het tijdstip en de route koppelen aan de planning, en daarmee aan het project of de klant van die dag. Heb je een rittenregistratie of planningssysteem, dan zit die koppeling daar vaak al deels in.
Reken met het juiste tarief. Het gemiddelde is 0,191 euro per kilometer in 2026, maar het exacte tarief hangt af van gewicht, Euro-klasse en CO2-klasse van het voertuig. Gebruik dus het tarief dat bij dat specifieke kenteken hoort, niet een gemiddelde over je hele wagenpark.
Stap 3: zet de doorbelasting klaar
Heb je de kosten per rit aan een klant gekoppeld, dan tel je ze op per klant of project en zet je de doorbelasting klaar. Bij offertes neem je de verwachte heffing alvast mee in je kostprijs, zodat ze in de calculatie landt en niet achteraf op je eigen factuur opduikt.
Een tip die los van software werkt: maak lege en dubbele ritten zichtbaar. Die kosten tol én brandstof én tijd. Dat is een planningsvraag, geen route-truc, en het verlaagt je kosten zonder dat je iets hoeft te ontwijken.
Stap 4: controleer voordat je betaalt
Voordat je de factuur als waar aanneemt, check of de klasse-indeling klopt. Naar schatting staan mogelijk nog 16.500 vrachtauto’s in de verkeerde CO2-klasse, en een te hoge klasse betekent elke maand te veel betalen. Bij een zware truck scheelt klasse 1 ten opzichte van klasse 3 ongeveer 0,031 euro per kilometer. Bij 80.000 kilometer per jaar loopt dat over zes jaar op tot bijna 15.000 euro per voertuig.
Leg daarom de factuur naast je RDW-gegevens en je eigen ritregistratie. Controleer de klasse-indeling, vergelijk de gefactureerde ritten met wat je werkelijk reed, en kijk of er geen kastje uitstaat. Vind je een fout, dan betaal je eerst en maak je daarna bezwaar bij de RDW. Hoe eerder je het ziet, hoe minder je voorschiet.
Het handmatige alternatief versus een agent
Je kunt dit elke maand met de hand doen. Factuur openen, ritten matchen, tarieven opzoeken, klasses controleren, doorbelasting opstellen. Bij een paar voertuigen lukt dat. Bij een groter wagenpark wordt het een vast terugkerende klus die foutgevoelig is, juist omdat het veel kleine handelingen zijn.
Een AI-agent neemt die stappen over. Hij leest de factuur en ritregels in, koppelt elke rit aan voertuig, project en klant, rekent met het juiste tarief, en zet de doorbelasting klaar. Een tweede agent legt de factuur naast het RDW-register en je ritten en zet afwijkingen op een signaleringslijst. De oplossing is niet aan één systeem gebonden en sluit aan op de software die je al gebruikt, dus je hoeft je administratie niet om te gooien. Je schaft er geen nieuwe tool voor aan en zet snel iets neer dat robuust genoeg is om er maandelijks op te draaien. De heffing verandert je administratie toch al, dus gebruik dat moment om het handwerk meteen weg te automatiseren.
Wil je de bredere achtergrond? Lees vrachtwagenheffing en je administratie: wat verandert er op 1 juli 2026, of doe de AI-readiness scan en zie in zes vragen waar het bij jou loont.
