Werkbonnen automatiseren, van bon tot verwerkte factuur
Papieren werkbonnen nemen veel tijd in beslag in de administratie. Maar dit hoeft niet! Door je werkbonproces te automatiseren met AI maakt het niet uit in welke vorm jouw werkbonnen binnenkomen. De automatisering neemt jouw werkbonproces over.
✓ In je eigen systemen ✓ Mensen blijven aan zet ✓ 20+ jaar ervaring
Ketel nagekeken, expansievat vervangen. 3,5 uur inclusief voorrijden, materiaal uit de bus. Klant heeft getekend. Groet, Peter
Bon verwerktWerkbon 2026-1184
| Arbeid 3,5 uur | € 238 |
| Expansievat 18 liter | € 178 |
| Voorrijkosten | € 45 |
| Totaal excl. btw | € 461 |
Deze B2B bedrijven gingen je voor
Zoveel tijd gaat er nu naar het verwerken van werkbonnen
Schuif jullie eigen aantallen in en zie wat het verwerken van bonnen per jaar kost. Dit rekent alleen de uren op kantoor, dus de te laat verstuurde facturen komen er nog bij.
aan loonkosten, over 1.040 uur aan werkbonnen per jaar
Wat gebeurt er als je het verwerken van werkbonnen niet automatiseert?
Elke bon die van de bus naar kantoor gaat, doorloopt dezelfde stappen. Iemand leest hem, typt de uren over en zoekt de juiste artikelnummers erbij. Wat zijn de risico’s als dat handwerk blijft staan?
Zo werkt werkbonnen automatiseren met AI bij Agentech
Het verwerken van werkbonnen is repeterend werk met een vaste volgorde. Precies zulk werk laat zich goed automatiseren met AI. Een AI-agent leest elke bon direct na binnenkomst en zet de uren, materialen, locatie en werkzaamheden in jouw eigen administratie. Voor de tarieven en artikelnummers rekent hij met vaste regels uit jouw systeem.
De digitale werkbon of de foto komt binnen
De monteur stuurt een foto, vult jullie app in of levert de bon op papier in. De vorm van de bon maakt niet uit.
AI leest de bon en de bijlagen
De agent haalt de uren, artikelen, locatie en werkzaamheden uit de bon. Ook handgeschreven bonnen en foto’s leest hij uit.
Bij een onleesbare of onvolledige bon gaat hij naar een medewerker.
Tarieven en artikelen komen uit jouw eigen systeem
Uurtarieven, artikelnummers, staffels en marges komen uit je eigen pakket, dus altijd de actuele prijs. Elke verwerkte bon maakt de volgende beter, want de agent leert de omschrijvingen en afkortingen van jullie monteurs kennen.
Exact, AFAS, SnelStart, Moneybird, Excel, etc.
De verwerkte bon staat in jouw administratie
De uren gaan naar de urenregistratie en de materialen naar de voorraad. De factuurregels staan klaar bij de juiste klant en het juiste project.
Van digitale werkbon naar factuur en handtekening
De klant tekent op locatie op het scherm van de monteur. Na jouw akkoord gaat de factuur eruit en staat de getekende bon in je systeem.
Wie controleert de verwerkte bon?
Jij bepaalt hoeveel de werkbon automatisering of agent zelf mag doen. Dat spreken we vooraf af en stellen we bij wanneer jij dit wilt.
Concept ter controle
De agent zet elke verwerkte bon klaar met de uren en de artikelen erbij. Jouw mensen controleren, passen aan waar nodig en factureren zelf.
Goedkeuring bij afwijkingen
Bonnen binnen de afgesproken regels gaan automatisch door. Wijkt een aantal of een tarief af, dan krijgt een mens hem eerst te zien.
Volledig autonoom
De agent handelt de bon af tot en met de factuur. Elke bon blijft terug te vinden, met de originele foto en de onderbouwing erbij.
Ontdek hoe Visser Elektrotechniek 93 uur per jaar bespaarde
93
uur per jaar bespaard
20
minuten per rapport
280
rapporten per jaar
Visser Elektrotechniek verwerkte elk inspectierapport met de hand. Wij hebben dat proces volledig geautomatiseerd. Lees hier de volledige case hoe we dat hebben gedaan!
Werkbon-app, digitale werkbon of je proces laten automatiseren?
Een werkbon-app is soms het goede antwoord. Zo’n app zet het invulwerk van je monteur op een scherm en dat scheelt papier en onleesbare bonnen. Je monteur moet de app wel snappen en er mee kunnen werken. Nadat de bonnen er in zijn gezet, begint op kantoor het werk. Iemand controleert de bon, zoekt de artikelnummers op, boekt de uren en maakt de factuur. Dat is het deel dat een app niet overneemt en wat een automatisering wél kan.
Waarom bedrijven hun werkbonproces laten automatiseren
De bonnen komen van meer kanten dan je eigen monteurs. Een foto uit de bus, een pdf van een onderaannemer, een Excel van een leverancier en soms een handgeschreven bon. Een app dekt alleen de mensen die zelf in die app werken. De rest blijft binnenkomen zoals het binnenkomt, en juist die mix kost tijd.
Je hoeft niet over te stappen. De automatisering sluit aan op het pakket waar jullie administratie al in staat. Bij een app kies je tussen overstappen en dubbel invoeren.
De rekenregels zijn die van jullie. Tarieven, staffels, marges en toeslagen komen uit je eigen systeem. Daar zit het opzoekwerk dat nu per bon met de hand gebeurt.
| Werkbon-app (Simple Simon, OutSmart) | Automatiseren op maat (Agentech) | |
|---|---|---|
| De bon uitlezen | Je monteur vult de velden zelf in de app in | De agent leest foto’s, pdf’s en handschrift uit |
| Bonnen van buiten | Alleen wat je eigen monteurs invullen | Ook bonnen van onderaannemers en leveranciers |
| Je huidige pakket | Overstappen of dubbel invoeren | Koppelt met Exact, AFAS, SnelStart of Moneybird |
| Na het invullen | De verwerking naar factuur blijft handwerk | Uren, materialen en factuurregels staan klaar |
| Past bij | Monteurs die allemaal in dezelfde app werken | Bonnen die binnenkomen als foto, pdf, Excel of handgeschreven. Dat is de normale situatie, en juist die mix kost tijd |
| Van begin tot eind | Het invullen van de bon | Van de bon uit de bus tot de getekende factuur |
| Wat het bij elkaar kost | Een bedrag per gebruiker per maand, plus de uren die het verwerken op kantoor blijft kosten | Een eenmalig traject, daarna geen overtypwerk per bon. Bij Visser Elektrotechniek ging dat van 20 naar volledig geautomatiseerd per rapport |
Reken bovenaan deze pagina door wat het verwerken jullie nu per jaar kost. Binnen vier weken draait er een proof of concept op jullie eigen bonnen, dus je ziet het op je eigen cijfers. Ook offertes automatiseren werkt op dezelfde manier.
Ontdekken waar jouw kansen liggen met AI?
Krijg binnen 6 vragen direct inzicht in welke processen jouw bedrijf tijd en geld kan besparen!
Het rapport is volledig gebaseerd op jouw antwoorden en noemt drie processen die je direct kan optimaliseren met AI.
Veelgestelde vragen over werkbonnen automatiseren
Werkt dit met ons huidige softwarepakket?
Meestal wel. Er zijn koppelingen met Exact, AFAS, SnelStart, Moneybird en met eigen systemen. De vraag is vooral of je data uit je pakket kunt halen en er weer in kunt zetten.
Kan de agent handgeschreven werkbonnen lezen?
Ja. Een foto van een ingevulde papieren bon is genoeg. Bij onleesbaar handschrift legt de agent de bon apart voor een medewerker.
Wie controleert de bon voordat er gefactureerd wordt?
Dat bepaal jij vooraf. Je kunt elke bon laten nakijken, alleen de afwijkingen, of de agent alles zelfstandig laten afhandelen.
Wat gebeurt er als een bon onvolledig is?
Dan vraagt de agent de ontbrekende uren of artikelen na bij de monteur. Kan dat niet, dan legt hij de bon klaar voor kantoor.
Wat gebeurt er als de AI een fout maakt?
Bedragen en aantallen lopen altijd door vaste rekenregels uit jouw systeem. De uitkomst wordt getoetst aan je eigen artikelbestand en bij twijfel gaat de bon naar een mens.
Hoe komen de juiste uurtarieven en artikelprijzen erin?
Die komen uit je eigen pakket. De agent zoekt bij elke omschrijving het juiste artikelnummer en rekent met jouw tarieven en staffels.
Leert de agent onze eigen manier van werken?
Ja. Elke verwerkte bon maakt de volgende beter. De agent leert welke omschrijving bij welk artikelnummer hoort, ook de afkortingen die jullie monteurs gebruiken. Die kennis zit daarmee in het proces en niet meer in één hoofd.
Werkt dit ook als onze monteurs al een werkbon app gebruiken?
Ja. De bonnen uit jullie app worden net zo goed uitgelezen als een foto of een pdf. Je hoeft dus niet over te stappen.
Kan de klant op locatie digitaal ondertekenen?
Ja. De klant tekent op het scherm van de monteur en die handtekening komt bij de bon in je systeem te staan.
Hoe lang duurt het voordat de automatisering draait?
Binnen vier weken staat er een proof of concept op jullie eigen bonnen. Daarna breiden we uit naar de rest van het proces.
Wat kost dit?
Dat hangt af van het aantal bonnen, de systemen en de stappen die je wilt automatiseren. Het is een eenmalig traject en geen abonnement per gebruiker. Zet het dus niet naast de maandprijs van een app, maar naast wat het verwerken van bonnen jullie nu per jaar aan uren kost. In het adviesgesprek rekenen we dat door met jullie eigen aantallen.
Wanneer is een werkbon-app een beter idee?
Bij monteurs die allemaal in dezelfde app werken en weinig bonnen per week. Zo’n app digitaliseert het invullen, en dat is genoeg als het verwerken op kantoor daarna weinig tijd kost. Komen er ook bonnen binnen als foto, pdf, Excel of handgeschreven, dan blijft dat verwerken juist het knelpunt.
Werkt dit ook bij een klein team?
Ja. De meeste van onze klanten hebben tussen de vijf en vijftig medewerkers in de buitendienst.
Blijft mijn data van mij?
Ja. Je data blijft in je eigen omgeving en wordt niet gebruikt om modellen te trainen.
Plan een adviesgesprek over werkbonnen automatiseren
In 30 minuten rekenen we met jullie eigen aantallen door waar de tijd zit.