Offerte automatisering, van aanvraag tot getekend akkoord
De offerteaanvraag komt binnen, de agent leest hem uit en het concept staat klaar in jouw eigen template. Jij controleert de prijs en verstuurt met één klik.
✓ In je eigen systemen ✓ Mensen blijven aan zet ✓ 20+ jaar ervaring
Goedemiddag, kunnen jullie een prijs maken voor 12 kunststof kozijnen inclusief montage? Maten staan in de bijlage. Groet, Peter
Concept klaarOfferte 2026-0841
| 12x kunststof kozijn 120×140 | € 17.880 |
| Montage, 3 dagen | € 5.280 |
| Afvoer oud kozijn | € 480 |
| Totaal excl. btw | € 23.640 |
Deze B2B bedrijven gingen je voor
Zoveel tijd gaat er nu naar het offerteproces
Schuif jullie eigen aantallen in en zie wat offertes maken jullie per jaar kost. Dit rekent alleen de uren, dus de gemiste aanvragen en overtypfouten komen er nog bij.
aan loonkosten, over 960 uur aan offertes per jaar
Wat gebeurt er als je het offerteproces niet automatiseert?
Elke offerte die je zelf maakt, gaat vaak in hetzelfde proces. Deze tijd en moeite wordt vaak nog beloond met het aanpassen van de offerte door typfouten of een aanpassing aan de aanvraag. Maar wat zijn verdere risico’s van het niet automatiseren van offertes?
Zo werkt offerte automatiseren met AI bij Agentech
Het opmaken van offertes is een tijdrovende en specifieke taak die vaak terugkomt. Precies zulk werk laat zich goed automatiseren met AI. Een AI-agent leest elke aanvraag direct na binnenkomst en zet het concept klaar in jouw eigen template. Voor de prijzen rekent hij met vaste regels uit jouw eigen systeem. Van de eerste aanvraag tot het getekende akkoord: de agent begeleidt het hele traject.
De aanvraag komt binnen
De klant mailt, belt of vult een formulier in. De data kan in veel vormen binnenkomen.
AI leest de aanvraag en de bijlagen
De agent leest de mail, de foto’s en de Excel-bijlagen, en haalt de gegevens eruit.
Onvolledige aanvraag? De agent vraagt zelf de ontbrekende info na.
Prijzen komen uit jouw eigen systeem
Artikelen, staffels en marges komen uit je eigen pakket, dus altijd de actuele prijs.
Exact, AFAS, SnelStart, Moneybird, Excel, etc.
Het concept staat in jouw template
De offerte ziet eruit zoals je hem kent, met jouw opbouw, voorwaarden en styling.
Offerte digitaal ondertekenen
Na jouw akkoord gaat hij de deur uit en tekent de klant digitaal. Daarna wordt de getekende overeenkomst in jouw systeem gezet en bijgehouden.
Ontdekken waar jouw kansen liggen met AI?
Krijg binnen 6 vragen direct inzicht in welke processen jouw bedrijf tijd en geld kan besparen!
- Binnen 6 vragen een persoonlijk rapport
- Krijg drie processen die je direct kan optimaliseren met AI
- Het rapport is volledig gebaseerd op jouw antwoorden
Wie keurt de offerte goed?
Jij bepaalt hoeveel de offerte agent zelf mag doen. Dat spreken we vooraf af en stellen we bij wanneer jij dit wilt.
Concept ter controle
De agent zet elk concept klaar met de juiste klantgegevens, prijzen en teksten. Jouw mensen controleren, passen aan waar nodig en versturen zelf.
Goedkeuring bij afwijkingen
Offertes binnen de afgesproken regels gaan automatisch de deur uit. Wijkt een prijs, marge of aantal af, dan krijgt een mens hem eerst te zien.
Volledig autonoom
De agent handelt het hele proces af, van aanvraag tot verzending. Elke offerte blijft achteraf terug te vinden, met de onderbouwing erbij.
Ontdek hoe Visser Elektrotechniek 93 uur per jaar bespaard
93
uur per jaar bespaard
20
minuten per rapport
280
rapporten per jaar
Visser Elektrotechniek maakte elk inspectierapport met de hand. Wij hebben dat proces volledig geautomatiseerd. Lees hier de volledige case hoe we dat hebben gedaan!
Offerte software of automatiseren op maat?
Een standaardpakket is soms het goede antwoord. Zo zit het verschil in elkaar, zodat je zelf kunt bepalen wat bij jullie proces past.
| Offerte software (Offorte, Moneybird) | Automatiseren op maat (Agentech) | |
|---|---|---|
| De aanvraag uitlezen | Jij typt de aanvraag zelf over in het pakket | De agent leest mail, bijlagen en formulieren zelf uit |
| Prijzen en calculatie | Vaste productlijst binnen het pakket | Jouw staffels, marges en rekenregels, uit je eigen systeem |
| Je huidige pakket | Overstappen of dubbel invoeren | Koppelt met Exact, AFAS, SnelStart of Moneybird |
| Past bij | Een paar eenvoudige offertes per maand | Volume, maatwerk of samengestelde producten |
| Wat het kost | 10 tot 60 euro per maand, plus de uren die je zelf in elke offerte stopt | Eenmalig traject, daarna geen uren meer per offerte. Bereken je besparing |
Ontdekken waar jouw kansen liggen met AI?
Krijg binnen 6 vragen direct inzicht in welke processen jouw bedrijf tijd en geld kan besparen!
Het rapport is volledig gebaseerd op jouw antwoorden en noemt drie processen die je direct kan optimaliseren met AI.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met mijn huidige softwarepakket?
Bijna altijd. We bouwen de offerte automatisering om jouw huidige manier van werken heen. Dat kan met pakketten als Exact, AFAS, SnelStart of Moneybird, en het lukt ook als je alles in Excel of Word bijhoudt. In het adviesgesprek checken we meteen hoe jouw pakket te koppelen is.
Wie controleert de offerte voordat hij naar de klant gaat?
Dat bepaal jij. In het begin keurt een mens elk concept goed en pas als het vertrouwen er is, geef je de agent meer ruimte.
Wat gebeurt er als een aanvraag onvolledig is?
De agent signaleert wat er ontbreekt en vraagt het op bij de klant, of legt de aanvraag bij jouw team neer.
Wat gebeurt er als de AI een fout maakt?
Er zit altijd een menselijke check in het proces, zodat fouten er vroeg uit worden gehaald. Maakt de automatisering toch een fout, dan zoeken we uit waar die zit en lossen we dat op. Het blijft software, dus we blijven er ook na de oplevering naar omkijken.
Hoe komen de juiste prijzen en marges in de offerte?
De AI-agent rekent met de prijzen uit jouw pakket of prijslijst en past de rekenregels en staffels toe die jullie nu ook gebruiken. De btw en de geldigheidsduur komen uit jouw eigen sjabloon, dus de offerte staat meteen in jullie huisstijl.
Werkt het ook bij maatwerk en samengestelde producten?
Ja, juist daar valt de meeste tijd te winnen. We leggen jouw productlogica vast, zodat de agent samengestelde offertes correct opbouwt.
Kan de klant de offerte digitaal ondertekenen?
Ja. De klant opent de offerte online, tekent digitaal en jij ziet direct wanneer dat gebeurd is. Printen of een pdf terugmailen hoeft dan niet meer.
Hoe lang duurt het voordat de oplossing / automatisering draait?
Meestal kunnen we binnen 2 weken een proof of concept of demo maken van jouw automatische offertes. De grootte van het project bepaalt uiteindelijk hoe lang het duurt voordat alles goed draait. Over het algemeen zien we dat we binnen 2 maanden live kunnen.
Wat kost dit?
Elke oplossing is maatwerk, dus een vaste prijslijst hebben we niet. De kosten hangen af van de grootte van het project en de uren die erin gaan zitten. Na het adviesgesprek weet je wat het automatiseren van jouw offerteproces kost.
Wanneer is offertesoftware een beter idee?
Maak je een paar eenvoudige offertes per maand, dan is een standaard offerte programma voldoende. Dat zeggen we dan ook gewoon in het adviesgesprek.
Werkt dit ook voor een mkb-bedrijf?
Ja. Juist bij mkb-bedrijven zit veel tijd in het maken van offertes, en dat laat zich goed automatiseren. Het offerteproces speelt bij tien man net zo goed als bij honderd. We beginnen klein, dus offerte automatisering past ook bij een mkb-budget.
Blijft mijn data van mij?
Ja. Je kiest zelf of de automatisering op onze servers draait of binnen jouw eigen omgeving. In beide gevallen blijven de gegevens jouw eigendom. Dat geldt ook voor de oplossing zelf, dus je kunt er altijd zonder ons mee verder.
Houdt de agent rekening met eerdere offertes en nacalculatie?
Ja. De agent kan meekijken naar eerdere offertes en de uren die een project uiteindelijk echt heeft gekost. Wijkt een offerte structureel af van de nacalculatie, dan neemt de agent dat mee zodat de volgende offerte scherper en betrouwbaarder wordt.
Plan een adviesgesprek over offerte automatisering
In 30 minuten rekenen we met jullie eigen aantallen door waar de tijd zit.