Veel vastgoedbedrijven weten niet waar ze moeten beginnen met automatiseren
Vastgoedbedrijven weten dat er mogelijkheden zijn en dat ze tijd terug kunnen winnen met automatiseringen. Je loopt alleen tegen wat problemen aan. Objectgegevens, contracten en meterstanden staan verspreid over losse Excel-bestanden, mailtjes en oude rapporten.
De huurder meldt, het rondsturen begint
Een melding komt binnen via telefoon of mail. Iemand zet hem uit bij de juiste partij, bewaakt de opvolging en meldt hem af. Elke stap gaat met de hand.
De kennis zit in de hoofden van je mensen
Kennis zit in ervaren werknemers hun hoofden. Valt er iemand weg, dan valt zijn manier van werken en kennis weg. En jij zit met de gebakken peren.
Contracten verlopen zonder dat iemand het ziet
Looptijden van huur- en onderhoudscontracten worden handmatig bijgehouden in Excel. Een gemiste datum betekent een verlopen contract of een ongewenste verlenging. Ook indexaties schuiven zo door.
Je wilt processen automatiseren, maar je weet niet wat
Er zijn veel mogelijkheden om processen te versnellen via AI of ouderwetse software. Je weet alleen niet hoe het moet en waar je begint.
Ontdekken waar jouw kansen liggen met AI?
Krijg binnen 6 vragen direct inzicht in welke processen jouw bedrijf tijd en geld kan besparen!
- Binnen 6 vragen een persoonlijk rapport
- Krijg drie processen die je direct kan optimaliseren met AI
- Het rapport is volledig gebaseerd op jouw antwoorden
Just enough AI
Er zijn veel automatiseringspartijen en specialisten die zeggen dat AI hét wondermiddel is voor automatiseringen en dat het alle problemen oplost. Maar dat is niet zo. AI versneld het maken van automatiseringen en software, en geeft meer mogelijkheden. Wij werken daarom onder het mom: Just enough AI.
Alleen waar het verschil maakt
We gebruiken AI waar dit nodig is. Per proces kijken we of er een AI Agent voor nodig is, een software oplossing of een automatiseringsplatform.
In je eigen systemen
We werken zoveel mogelijk met jouw eigen systemen, zodat je niet over hoeft te stappen naar een nieuwe tool.
In gewone taal
AI en automatiseringen kunnen als hocusspocus aanvoelen. Maar je wordt volledig meegenomen in het proces en achteraf krijgt jouw team een training hoe de oplossing werkt.
Eerst klein zien werken
Je krijgt eerst een proof of concept te zien, voordat wij aan de volledige bouw gaan.
De data blijft van jou
Je kiest zelf of de data op onze servers draait of binnen je eigen omgeving. Daarbij blijft de data altijd van jou.
Mensen blijven aan zet
AI neemt het saaie en repetitieve werk over. Je vakmensen doen waar ze goed in zijn.
Van handmatig naar volledig geautomatiseerd
Visser Elektrotechniek voert veel inspecties per jaar uit. Per inspectie werd er handmatig een rapportage gemaakt. Uit dit rapportage kwam vervolgens de vervolgactie. Alles bij elkaar kostte 20 minuten per rapport. Door dit volledig te automatiseren bespaart Visser Elektrotechniek 93 uur per jaar!
Welk proces kost jou nu het meeste tijd
Klik op je grootste knelpunt. Je ziet hoe het nu gaat en hoe wij het aanpakken.
Huurdersmelding
Zo gaat het nu
Een lekkage of storing komt binnen via telefoon, mail of een portaal. Iemand zoekt uit welke partij ervan is, stuurt de melding door en houdt de voortgang bij.
Zo pakken wij het aan
AI maakt van elk bericht een ticket met een referentienummer en wijst de juiste partij toe. De huurder krijgt direct een bevestiging. Jouw mensen behandelen alleen de uitzonderingen.
Huurcontract en looptijden
Zo gaat het nu
Contractstatussen worden handmatig gecheckt in losse bestanden. Indexaties, verlengingen en opzegtermijnen houd je zelf in de gaten.
Zo pakken wij het aan
AI leest je contracten uit en zet looptijden, indexatiedata en opzegtermijnen in je eigen systeem. Je krijgt op tijd een signaal wanneer een contract actie nodig heeft.
Servicekostenafrekening
Zo gaat het nu
Offertes wachten op opvolging tot er ’s avonds tijd voor is. MARKER_SERVICEKOSTEN_NU
Zo pakken wij het aan
AI verdeelt de kosten automatisch volgens de verdeelsleutels en bouwt per huurder de onderbouwing op. Jouw mensen controleren de afrekening en keuren goed.
Huurfacturen en incasso
Zo gaat het nu
Huurfacturen en betalingsherinneringen worden handmatig opgesteld en verstuurd. Achterstanden vallen pas op als iemand de bankmutaties naloopt.
Zo pakken wij het aan
Facturatie en herinneringen lopen automatisch mee, gekoppeld aan de betaaldata uit je contracten. Bij een achterstand krijg je direct een signaal, zodat je vroeg kunt bijsturen.
ESG- en CSRD-rapportage
Zo gaat het nu
Energie- en gebouwdata staan verspreid over leveranciersportalen, oude inspectierapporten en losse Excel-bestanden. Voor de rapportage worden veel waardes op schattingen ingevuld, terwijl de accountant om bronnen vraagt.
Zo pakken wij het aan
AI verzamelt en valideert de data automatisch en maakt elke waarde herleidbaar naar de bron. Zo lever je een rapportage op die een audit doorstaat.
Het echte werk gebeurt in en om je panden
Jouw mensen zijn goed in hun vak. Ze zijn niet aangenomen om meldingen rond te sturen en contracten over te typen.
Wij halen het terugkerende papierwerk weg, zodat zij hun tijd besteden aan het beheer waar eigenaren en huurders op rekenen.
- Minder tijd kwijt aan meldingen en administratie
- Kennis komt in het systeem, niet alleen in hoofden
Ontdek jouw automatiseringskansen
Zo automatiseren we de huurdersmelding
Je hoeft niet groot te beginnen met automatiseren. Start met de huurdersmelding om te zien wat de resultaten zijn. Hoe we dit doen? Lees dat hieronder!
1. De huurder meldt
Een telefoontje, een mailtje of een bericht via het portaal. De melding komt binnen zoals dat nu al gebeurt.
2. AI leest de input
AI leest het bericht, haalt de gegevens eruit en maakt er een ticket met referentienummer van.
3. Direct in je eigen systeem
De melding wordt toegewezen aan de juiste partij en op de juiste plek in jouw systeem gezet.
4. Mens checkt altijd nog even na
Het menselijke werk verdwijnt niet volledig. De melding wordt altijd even gecheckt.
Van handwerk, naar volledig zelfstandig
Telefoonaanname.nl wilde naast de bestaande 24/7 dienst een AI-telefoonassistent aanbieden voor een grote, prijsbewuste doelgroep. Elk account moest daarvoor met de hand worden ingericht. Dat maakte de dienst te duur en te traag om breed aan te bieden. Door de inrichting volledig te automatiseren zet een nieuwe klant zijn assistent nu binnen vijf minuten zelf live!
Deze B2B bedrijven gingen je voor
Veelgestelde vragen
Moet ik overal AI voor gaan gebruiken?
Nee. We kijken eerst welk proces jou nu de meeste tijd kost. Daar bouwen we een automatisering voor die zichzelf eerst mag bewijzen. Werkt dat goed, dan kun je uitbreiden naar andere processen. Zo groeit de automatisering in het tempo dat bij jouw bedrijf past.
Is dit niet een groot, ingewikkeld traject?
Nee. We beginnen met een proof of concept voor één proces, bijvoorbeeld de vrachtbrief. Je ziet eerst een werkende versie in jouw eigen omgeving. Pas als die doet wat je verwacht, bouwen we verder. Je zit dus nergens aan vast voordat je resultaat hebt gezien.
Wat kost dit?
Elke oplossing is maatwerk, dus een vaste prijslijst hebben we niet. De kosten hangen af van de grootte van het project en de uren die erin gaan zitten. Na het adviesgesprek weet je wat de bouw voor jouw proces kost.
Hoe lang duurt het voordat de oplossing / automatisering draait?
Meestal kunnen we binnen 2 weken een proof of concept of demo maken van jouw oplossing. De grootte van het project bepaald uiteindelijk hoe lang het duurt voordat alles goed draait. Over het algemeen zien we dat we binnen 2 maanden live kunnen.
Moet ik hiervoor een nieuw systeem aanschaffen?
Nee. We bouwen de automatisering in de systemen die je al gebruikt, zoals je boekhoudpakket of TMS. De gegevens komen automatisch op de plek waar je team nu al werkt. Er komt geen extra pakket bij dat je team moet beheren.
Werkt dit met mijn huidige softwarepakket?
Bijna altijd. We bouwen de automatisering om jouw huidige manier van werken heen. Dat kan met pakketten als AFAS of Cargowise, en het lukt ook als je alles in Excel bijhoudt. In het adviesgesprek checken we meteen hoe jouw pakket te koppelen is.
Wat gebeurt er als de AI een fout maakt?
Er zit altijd een menselijke check in het proces, zodat fouten er vroeg uit worden gehaald. Maakt de automatisering toch een fout, dan zoeken we uit waar die zit en lossen we dat op. Het blijft software, dus we blijven er ook na de oplevering naar omkijken.
Werkt dit ook voor een mkb-bedrijf?
Ja. Juist bij mkb-bedrijven zit veel tijd in administratie die zich goed laat automatiseren. Een proces als de vrachtbrief of de urenregistratie speelt bij tien man net zo goed als bij honderd. We beginnen klein, dus de investering past ook bij een kleiner bedrijf.
Blijft mijn data van mij?
Ja. Je kiest zelf of de automatisering op onze servers draait of binnen jouw eigen omgeving. In beide gevallen blijven de gegevens jouw eigendom. Dat geldt ook voor de oplossing zelf, dus je kunt er altijd zonder ons mee verder.
Krijg binnen 6 vragen direct inzicht in hoe volwassen jouw bedrijf met AI is!
Krijg een persoonlijk AI rapport op basis van jouw antwoorden.