Visser Elektrotechniek voert jaarlijks honderden inspecties uit aan noodverlichting installaties. De administratieve verwerking van al die rapporten kostte het team veel tijd, waardoor er steeds minder ruimte overbleef voor echt inhoudelijk werk. In samenwerking met Agentech is daar verandering in gekomen.
Wie is Visser Elektrotechniek?
Visser Elektrotechniek is een Nederlands elektrotechnisch installatiebedrijf dat zich richt op het ontwerp, de installatie, het onderhoud en de inspectie van systemen.
Door de combinatie van uitvoering en onderhoud voert Visser Elektrotechniek jaarlijks een groot aantal inspecties uit aan noodverlichtingsinstallaties. Elke inspectie levert een rapport op dat als uitgangspunt dient voor de verdere afhandeling, zoals serviceverwerking en eventuele offertes voor vervangingen.
Waar het vastliep
Na afloop van elke inspectie kwam er een digitaal rapport binnen. Elk rapport werd zorgvuldig doorgenomen om te bepalen wat de vervolgstap was:
- Waren er gebreken geconstateerd?
- Moesten er onderdelen vervangen worden?
- Naar welke interne afdeling moest het rapport worden doorgezet voor opvolging?
De gegevens uit het rapport werden handmatig verwerkt in een bestellijst met artikelnummer, aantal en locatie. Dit proces nam gemiddeld twintig minuten per rapport in beslag en was foutgevoelig door de handmatige verwerking. Dit proces werkte voor enkele rapporten prima, maar met honderden rapporten per jaar nam de administratieve druk steeds verder toe. En daar zat de echte frustratie.
De uitdaging van een groeiend installatiebedrijf
Bij Visser Elektrotechniek was het probleem helder. Het zat niet in de inspecties zelf, maar in de bijkomende administratieve taken. De rapporten waren goed, de procedures stonden en de systemen werkten prima. Er was dus geen behoefte aan een compleet nieuw IT-landschap. Een gerichte oplossing om de administratieve overdracht te versnellen zonder bestaande processen te veranderen was nodig.
De focus werd gelegd op één concreet proces: het lezen en beoordelen van de inspectierapporten en het automatisch klaarzetten van de vervolgstappen. De aanpak was om klein te beginnen met directe impact en aan te sluiten op de bestaande werkwijze, zonder nieuwe software of langdurige implementaties.
Wat er is gebouwd
Agentech implementeerde een AI-oplossing die de administratieve verwerking van inspectierapporten volledig overneemt. Elk binnenkomend rapport wordt automatisch geanalyseerd, waarbij direct wordt herkend welke vervolgstap nodig is.
Rapporten zonder gebreken worden automatisch doorgestuurd naar de service-afdeling. Bij gebreken wordt het rapport doorgestuurd naar de offerte-afdeling en genereert het systeem direct een kant-en-klare bestellijst in het juiste format. Artikelnummers, aantallen en locaties worden daarbij automatisch overgenomen.
Wat levert het nu op?
De resultaten zijn direct merkbaar in de dagelijkse praktijk. De administratieve afhandeling van inspectierapporten is versneld, consistenter en overzichtelijker geworden:
- Tijdsbesparing: Binnenkomende rapporten worden nu binnen vijf minuten volledig automatisch verwerkt en doorgestuurd.
- Hoge nauwkeurigheid: Door de automatisering is de foutgevoeligheid bij het overtypen van gegevens vrijwel verdwenen.
- Lage operationele impact: De oplossing draait met minimale doorlopende kosten en zonder extra belasting voor het team.
Het team van Visser Elektrotechniek heeft nu meer tijd voor werk dat echt waarde toevoegt. In plaats van gegevens overtikken, kunnen specialisten zich richten op klantcontact, technisch advies en het leveren van goede service.
Klein beginnen, groot effect
Deze case laat zien dat echte verbetering begint met scherp kijken naar waar processen vastlopen. Niet door alles om te gooien, maar door gericht te optimaliseren binnen de bestaande werkwijze. Door één administratief knelpunt aan te pakken, ontstaat direct meer rust, overzicht en ruimte om te groeien. Precies daar zit de kracht van slimme procesoptimalisatie.
