Op 1 juli 2026 verdwijnt het Eurovignet en gaan vrachtwagens per gereden kilometer betalen. Bijna alle berichten die ik erover lees, gaan over het tolkastje. Welk kastje kies je, hoe installeer je het, bij welke aanbieder sluit je een contract. Begrijpelijk, want dat moet geregeld zijn voordat je de weg op gaat.
Maar dat is niet waar het werk zit.
Het betalen wordt namelijk makkelijker dan vroeger. Het kastje registreert en de aanbieder factureert achteraf, zonder dat je nog vooraf vignetten boekt. De verandering zit een laag dieper, in je administratie. Waar een vast vignet één onveranderlijke post op de balans was, levert een variabele heffing per kilometer een stroom data op waarin elke rit een eigen kostenpost wordt. Die kosten moeten ergens landen: op het juiste voertuig, bij het juiste project, bij de klant voor wie de rit gereden is. En precies daar wordt het lastig.
Toerekenen is het echte werk
Stel je rijdt voor meerdere klanten of projecten. Aan het eind van de maand komt er een verzamelfactuur binnen met de gereden kilometers per voertuig. Wil je die kosten eerlijk doorbelasten, dan moet je per rit het kenteken, de kilometers en het tarief koppelen aan de klant waarvoor die rit gereden is. Bij een handvol voertuigen valt dat te overzien. Bij een wagenpark van enige omvang wordt het elke maand een flinke klus in Excel.
Het gemiddelde tarief is 0,191 euro per kilometer in 2026. Dat klinkt bescheiden, tot je het vermenigvuldigt met de kilometers van een heel jaar en een heel wagenpark. Elke euro daarvan moet terug te vinden zijn op de juiste rit, anders kun je hem niet doorbelasten en draai je er zelf voor op.
Precies dit soort toerekenwerk is waar wij agents voor bouwen. Een agent leest de maandfactuur en de ritregels in, koppelt elke rit aan voertuig, project en klant, en zet een concept-doorbelasting klaar. Het handwerk dat nu een avond per maand kost, wordt daarmee een vaste flow die op de achtergrond draait.
En dan de fouten die je niet ziet
Er is nog een tweede laag, en die kost stiller geld. Het tarief per kilometer hangt namelijk af van gewicht, Euro-klasse en CO2-klasse, en die gegevens komen uit het kentekenregister van de RDW. Daar zit een probleem: naar schatting staan mogelijk nog 16.500 vrachtauto’s in de verkeerde CO2-klasse. Staat jouw truck te hoog ingedeeld, dan betaal je elke maand te veel zonder dat je het doorhebt.
Het verschil is fors. Bij een zware truck scheelt klasse 1 ten opzichte van klasse 3 ongeveer 0,031 euro per kilometer. Rijd je daar 80.000 kilometer per jaar mee, dan loopt dat over zes jaar op tot bijna 15.000 euro voor één verkeerd ingedeelde truck.
De aanbieder lost dit niet voor je op. Die bepaalt de klasse en stuurt de factuur, maar heeft geen belang bij het melden van een fout in jouw voordeel. En bezwaar maken kan pas nadat je betaald hebt. Je schiet het geld dus eerst voor en zoekt het daarna uit.
Een controle-agent vangt dit af. Die legt drie bronnen naast elkaar, de heffingsfactuur, de RDW-gegevens en je eigen ritregistratie, en zet afwijkingen op een signaleringslijst. Voertuig in de verkeerde klasse, ritten die niet kloppen, een kastje dat uitstaat. Met per geval de onderbouwing voor een correctie of een bezwaar.
Waar dit wel en niet loont
Ik wil hier eerlijk over zijn, want anders maak ik me schuldig aan precies de hype waar ik een hekel aan heb. Deze aanpak loont vooral als je transportkosten per klant of per project doorberekent, of als je genoeg voertuigen rijdt dat fouten en te hoge tarieven echt oplopen. Boek je de heffing weg als vaste overhead en reken je niets door, dan is de winst beperkt. Dan kun je je geld beter aan iets anders besteden.
En nog iets: de heffing slim ontwijken door andere routes te rijden is geen houdbaar plan. Het netwerk is daar bewust op ontworpen, met heffing op snelwegen, N-wegen en stadswegen, juist om uitwijken tegen te gaan. Wordt een sluiproute populair, dan kan de overheid die binnen enkele dagen toevoegen. De winst zit in het toerekenen en controleren van die kilometers, niet in het ontwijken ervan.
En je hoeft er geen nieuw systeem voor aan te schaffen. We bouwen de agent in op de software die je al gebruikt, snel en toch robuust genoeg voor de dagelijkse praktijk. Op 1 juli verandert je administratie sowieso, dus het is een goed moment om het handwerk dat erbij komt meteen weg te automatiseren en er efficiënter uit te komen dan je erin ging.
De heffing raakt dus niet zozeer je wagenpark. Dat rijdt op 1 juli gewoon door. Ze raakt je administratie, en bij de meeste bedrijven is dat precies de plek waar nog met de hand gewerkt wordt.
Hoe heb jij de toerekening en de controle nu geregeld, of staat dat nog op de planning voor na 1 juli?
Wil je de volledige uitleg met beide use cases en de cijfers op een rij? Lees vrachtwagenheffing en je administratie: wat verandert er op 1 juli 2026, of doe de AI-readiness scan en zie in zes vragen waar automatisering bij jou loont.
