Facturen automatiseren, van binnenkomst tot verwerkte boeking
Gaat er elke week een stapel facturen door jullie administratie? Wij automatiseren het werk tussen de binnengekomen factuur en de boeking, in jullie eigen pakket en met jullie eigen codering. Jij bepaalt wat iemand controleert voordat een factuur definitief wordt.
✓ In je eigen systemen ✓ Mensen blijven aan zet ✓ 20+ jaar ervaring
Bijgaand onze factuur voor de levering van week 38. Met vriendelijke groet, Van Dijk Groothandel
Concept klaarVoorbeeldboeking
| Leverancier | Van Dijk Groothandel |
| Grootboek | 7000 Inkoop materiaal |
| Project | Hoofdstraat 12 |
| Bedrag excl. btw | € 4.280 |
Fictief voorbeeld, geen prijsaanbod
Deze bedrijven werken met Agentech
Wat gebeurt er als je het verwerken van facturen niet automatiseert?
Iemand op kantoor opent elke factuur, zoekt de bestelling of de bon erbij en typt de regels over in het boekhoudpakket. We kijken met jullie waar die tijd zit en waar er fouten kunnen ontstaan.
Inkomende of uitgaande facturen automatiseren?
Als iemand vraagt om facturen te automatiseren, bedoelt hij meestal een van twee dingen. De inrichting verschilt, dus bepaal eerst welke van de twee bij jullie de meeste tijd kost.
Inkomende facturen: van pdf naar boeking
Jullie ontvangen facturen van leveranciers en onderaannemers. De agent haalt de gegevens eruit, koppelt ze aan de bestelling of het project en zet de boeking klaar in jullie pakket.
Uitgaande facturen: van geleverd werk naar factuur
Jullie factureren zelf, op basis van geleverde uren, materialen of afgeronde klussen. De agent verzamelt die regels uit de bron waar ze ontstaan en zet de factuur klaar volgens jullie opbouw.
Zo werkt facturen automatiseren met AI bij Agentech
Wij richten het factuurproces in op jullie leveranciers, jullie codering en jullie manier van werken. Eerst testen we met facturen die jullie zelf hebben ontvangen wat de oplossing kan overnemen, daarna bouwen we de afgesproken stappen en koppelingen.
- De factuur komt binnenEen leverancier mailt de pdf, zet hem in een portaal of geeft hem mee met de levering. We spreken af welke ingangen we aansluiten.
- AI leest de factuur en de bijlagenDe agent haalt de leverancier, het factuurnummer, de bedragen, de btw en de regels uit het document. Dat werkt ook bij een scan of een foto van een papieren factuur.Wat onleesbaar of onvolledig is gaat naar een medewerker.
- Automatisch facturen verwerken in jouw eigen pakketDe codering, de grootboekrekeningen en de btw-codes komen uit jullie eigen administratie, in de indeling die jullie al hanteren.Koppelingen beoordelen we per pakket en inrichting.
- De factuur wordt gekoppeld aan de bestelling of het projectWaar een inkooporder, een bon of een project beschikbaar is leggen we de koppeling. Verschillen tussen besteld en gefactureerd zetten we apart volgens jullie afspraken.
- Klaarzetten voor controle en betalingDe boeking staat in het pakket met het originele document eraan vast en loopt na de afgesproken controle door naar de betaalronde.
Wat kost het facturen verwerken nu?
Vul jullie aantallen, de tijd per factuur en de interne uurkosten in. Je ziet hoeveel tijd het verwerken van facturen nu vraagt en wat die uren kosten. De standaardwaarden zijn een rekenvoorbeeld; hoeveel tijd er vrijkomt hangt af van het werk dat we automatiseren en de controle die overblijft.
aan geschatte tijdskosten, over 300 uur aan factuurverwerking per jaar
Ontdekken waar jouw kansen liggen met AI?
Vul de gratis AI-scan in en ontdek met welke processen jouw bedrijf tijd kan vrijmaken.
- Op basis van jouw antwoorden een persoonlijk rapport
- Ontdek processen die je kunt onderzoeken voor automatisering
- Het rapport is volledig gebaseerd op jouw antwoorden
Wie keurt de factuur goed?
Jij bepaalt hoeveel de factuur-agent zelf mag doen. Dat spreken we vooraf af en stellen we bij wanneer jij dit wilt.
Concept ter controle
De agent zet elke boeking klaar met het document en de herkende regels erbij. Jouw mensen controleren de codering en het bedrag en geven de factuur vrij.
Goedkeuring bij afwijkingen
Facturen binnen de afgesproken regels lopen door naar de boeking. Wijkt een bedrag, een leverancier of een btw-code af, dan krijgt een mens hem eerst te zien.
Zelfstandig binnen afgesproken grenzen
Voor afgesproken soorten facturen handelt de agent de verwerking tot en met de betaalronde af. Jullie bepalen wanneer iemand ingrijpt en blijven verantwoordelijk voor de boeking. Het document blijft terug te vinden.
“Die pakketten zijn heel groot en daar betaal je ook voor. Terwijl je uiteindelijk maar een heel klein deel gebruikt.”
Jasper Klamer · AI-consultant bij Agentech
Klantcase · Visser Elektrotechniek
Visser Elektrotechniek bespaart 93 uur per jaar op rapportverwerking
93 uur
per jaar bespaard
20 min
handwerk per rapport
280
rapporten per jaar
Bij Visser Elektrotechniek namen medewerkers gegevens uit inspectierapporten over in bestellijsten. Wij automatiseerden de verwerking en het doorsturen van die rapporten, waarmee bij 280 rapporten van twintig minuten afgerond 93 uur handwerk per jaar vrijkomt. Een factuur uitlezen en wegzetten is hetzelfde type werk.
Boekhoudpakket of factuurverwerking automatiseren op maat?
Veel bedrijven hebben de scanmodule van hun boekhoudpakket al aanstaan en lopen daar op een deel van de facturen vast. Zo zit het verschil in elkaar.
| Onderdeel | Wat je in je boekhoudpakket nagaat | Wat we op maat inrichten |
|---|---|---|
| De factuur uitlezen | Welke velden de scanmodule herkent en wat je zelf aanvult | Gegevens uit jullie eigen facturen overnemen, ook bij afwijkende opmaak |
| Codering en btw | Of de beschikbare regels op jullie grootboek aansluiten | Jullie codering, btw-codes en verdeelregels toepassen |
| Koppelen aan bestelling of project | Welke matching het pakket biedt | De vergelijking met jullie orders, bonnen of projecten inrichten |
| Je huidige pakket | Welke koppelingen beschikbaar zijn en wat ze uitwisselen | De benodigde gegevensuitwisseling bouwen, na een technische controle |
| Past bij | Facturen die met de bestaande functies goed lopen | Facturen waarvoor die functies en koppelingen tekortschieten |
| Wat het kost | Licentie, inrichting en de uren die jullie zelf blijven besteden | Bouw en inrichting, plus afspraken over gebruik, beheer en onderhoud. Bereken je huidige tijdskosten |
Ontdekken waar jouw kansen liggen met AI?
Vul de gratis AI-scan in en ontdek met welke processen jouw bedrijf tijd kan vrijmaken.
Je ontvangt een persoonlijke AI-Routekaart op basis van jouw antwoorden. Op de scanpagina lees je wat je kunt verwachten.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? In een adviesgesprek lopen we jullie situatie samen door.
Werkt dit met mijn huidige boekhoudpakket?
We controleren welke koppelingen jouw pakket en versie toelaten, bijvoorbeeld bij Exact, AFAS of SnelStart. Bij Excel of een eigen systeem kijken we eerst wat eruit te halen is.
Wat is het verschil met de scanmodule in mijn pakket?
Een scanmodule herkent vaste velden op facturen die netjes zijn opgemaakt. Wij richten de stappen eromheen in: het koppelen aan een bestelling, jullie codering en de facturen waar de module op afhaakt.
Kan de agent ook papieren en gefotografeerde facturen lezen?
Dat testen we met jullie eigen documenten. Een scan of foto van voldoende kwaliteit is meestal genoeg.
Wat gebeurt er als een factuur niet klopt?
We spreken vooraf af welke verschillen mogen doorlopen en welke apart gezet worden, bijvoorbeeld een afwijkend bedrag of een dubbele factuur. Die komen bij jullie terecht met de reden erbij.
Wie geeft de factuur vrij voor betaling?
Dat bepaal jij vooraf. Je kunt elke factuur laten nakijken, alleen de afwijkingen, of de agent binnen grenzen zelf laten doorzetten.
Wat gebeurt er als de AI een fout maakt?
We beginnen met gecontroleerde concepten en testen afwijkende facturen. Vooraf spreken we af wanneer de automatisering stopt, wie fouten beoordeelt en hoe het onderhoud loopt.
Werkt dit ook met e-facturen?
Ja. Facturen die al gestructureerd binnenkomen hoeven niet te worden uitgelezen en gaan direct de verwerking in. Welke formaten jullie gebruiken nemen we mee in de technische controle.
Kunnen jullie ook de uitgaande facturen automatiseren?
Ja. We halen de regels uit de bron waar ze ontstaan, bijvoorbeeld uren of materialen. De factuur komt klaar te staan volgens jullie opbouw.
Hoe lang duurt het om de factuurverwerking te automatiseren?
De doorlooptijd hangt af van het proces en de koppelingen. We beginnen met een demo op jullie eigen facturen.
Wat kost dit?
De prijs hangt af van het proces en de koppelingen. In het adviesgesprek leggen we scope, prijs en doorlopende kosten vast voordat we bouwen.
Blijft mijn data van mij?
Ja. De oplossing draait op onze servers of in jullie eigen omgeving. We maken vooraf afspraken over toegang, beheer en overdracht.
Plan een adviesgesprek over facturen automatiseren
In 30 minuten rekenen we met jullie eigen aantallen door waar de tijd zit.